Da bo profesionalno izvedena, mora biti tiskovna konferenca dobro načrtovana. Tudi spletna konferenca ima svoje prednosti. Privabimo lahko več udeležencev, tudi tiste iz zelo oddaljenih krajev, gostom pa ni treba izgubljati časa s prevozom na lokacijo.
Kdaj je najprimernejši čas?
Da bi privabili čim več zanimanja, sta poleg vsebine pomembna tudi vizualni izgled in oblika sporočila za javnost. Konferenco načrtujemo v dopoldanskem času, da lahko televizija novico uvrsti v program še isti dan. Izogibamo se ponedeljkom, koncem tedna, dnevom pred in med prazniki ter počitnicam. Datum prilagajamo tudi izidu tiskanih medijev (glede na to, kateri je za nas najpomembnejši). Preden se odločimo za datum, se prepričamo, da se na isti dan/ob isti uri ne dogaja še kaj pomembnega, kamor so prav tako vabljeni mediji.
Koga vabimo?
Seznam povabljenih je odvisen od vsebine našega sporočila. Kadar gre hkrati za predstavitev izdelka, dogodka ali projekta, lahko poleg novinarjev in urednikov povabimo tudi poslovne partnerje, pa tudi vplivne osebe na družbenih omrežjih. Ponavadi vabimo preko elektronske pošte in najmanj pet dni pred dogodkom. Vabila morajo na vidnem mestu vsebovati glavno sporočilo, dan, uro in povezavo do tiskovne konference. Omenimo tudi pomembne strokovnjake in izpostavimo morebitno znano osebnost, ki bo sodelujoče še bolj vzpodbudila k udeležbi. Vabilu pripnemo pripravljeno okvirno vsebino, udeležbo pa preverimo še dan pred izvedbo.
Primerna platforma
Izbira videokonferenčne platforme (Zoom, MS Teams, GoToMeeting ipd.) je odvisna od vsebine konference, pomembnosti in predvidenega števila udeleženih. Poleg tega plačljive platforme običajno ponujajo boljše storitve, kar se izkaže za učinkovito v primeru nenadnih tehničnih težav. Za srečanja zaprta za javnost izberemo platformo z zaprtim klepetom, ki omogoča, da goste vabimo posamično. V nasprotnem primeru pa lahko preko družbenih omrežih poleg novinarjev vabimo tudi ostale zainteresirane. Izberemo tisto omrežje, na katerem imamo največ sledilcev.
Prostor
Tudi na spletnem dogodku smo izpostavljeni očem javnosti, zato je urejenost naših govornikov in prostora pomembna. Na vidno mesto postavimo logotip podjetja in poskrbimo, da so obiskovalcem vidni tudi imena, priimki in funkcije govornikov. Pred začetkom dogodkapreverimo tehnično opremo in predvidimo potencialne težave ter rešitve. Večina platform ponuja brezplačno simulacijo, s katero vnaprej preizkusimo delovanje storitev. Najpomembnejši je zvok, saj bodo udeleženci dogodek zapustili, če ne bodo slišali izjav. Dobra internetna povezava je ključnega pomena, namesto uporabe brezžičnega omrežja se zato odločimo za neposredno žično povezavo in goste pozovemo, naj se izogibajo javnemu internetnemu omrežju. Pri pomembnih, strokovnih predstavitvah vam bomo zagotovili ustrezne tehnične strokovnjake.
Načrtujete konferenco? Pridite k nam na kavo!
