Večkrat dobimo klic, ki zveni nekako takole: »Hej, ponujajo nam band »Tapata« po »tejintej« ceni. Kako se vam zdi?«
Na voljo imamo dva tipa odgovora:
- A: ne izgubljamo energije in časa ter preprosto odgovorimo: »Super, vzemi!« ali pa
- B: sogovorniku zastavimo vprašanja, s katerimi si bo sam odgovoril, ali je izvajalec res prava izbira zanj oz. ali obstaja morda še boljša alternativa.
Seveda je pravilen odgovor le odgovor B in ravno o tem bodo tekle naslednje besede.
Ko razmišljamo o organizaciji dogodka, koncerta ali festivala, vedno obstajajo določene zakonitosti in vprašanja, na katera je dobro odgovoriti. Najprej moramo vedeti, čemu sploh delamo dogodek oz. kakšni so naši cilji.
Cilji so lahko različni.
Če je cilj, da bo prišlo čim več ljudi, vam svetujemo, da nehate razmišljati o izvajalcih in svojim obiskovalcem ponudite brezplačno pivo. Tako boste najlažje in najceneje privabili največje število obiskovalcev. Je to res vaš cilj?
Če si želite, da bo vaš dogodek komercialno uspešen, razmislite o izvajalcih, s katerimi lahko zaračunate vstopnino, razmislite, kakšni so lahko potencialni prihodki od prodaje pijače in hrane ter o morebitnih sponzorjih ali donatorjih dogodka. Tip izvajalca zelo vpliva na povprečno konzumacijo pijače, dolžino nastopa in posledično same prireditve.
V kolikor vas je župan zadolžil, da mestu ponudite kvaliteten program za širšo ciljno publiko, potisnite svoje finančne apetite na stranski tir. Bodite pozorni na kvaliteto in vsebino, hkrati pa ne pretiravajte, saj boste s prezahtevnimi vsebinami odvrnili širšo publiko in zadovoljili le peščico izbrancev. Vaše delo je, da širokemu naboru obiskovalcev razširite obzorja in jim ponudite vsebine, ki jih morda prej še niso poznali. Bodite pozorni tudi na potencialne težave s sosedi, na logistične izzive, povezane s produkcijo in akustiko prostora – vsako središče mesta ima svoje zakonitosti, ki jih je potrebno upoštevati.
Razmišljajte dolgoročno. Uspešne zgodbe se ne zgodijo čez noč. Potrebna sta vztrajnost in dolgoročni razmislek, zato ni nobene potrebe, da porabite vse »jollyje« že prvo leto.Ko veste, kakšni so vaši cilji, opredelite ciljno publiko.
Si želite, da bodo na vašem dogodku mladi žurerji? Bi raje videli bolj umirjeno publiko, ki si bo privoščila kozarec kvalitetnega vina? Imate kakšno posebno priložnost, ki je namenjena predvsem damam? Morda si želite pripadnike določene subkulture? Ali pa bi želeli pester program, ki bo po malem zadovoljil vse zgoraj naštete?
Ko organizirate dogodek, morate vedeti, kakšno publiko nagovarjate. To vam bo pomagalo pri izboru nastopajočih, pa tudi pri odločitvi glede promocijskih kanalov in tipa komunikacije, ko boste pripravljali marketinški načrt.
Kaj pa prostor?
Vsak prostor ima svoje specifike in zagotovo vpliva na logistiko ter s tem povezane stroške s pripravo prostora. Vprašati se moramo, ali nam prostor omogoče pobiranje vstopnine. Je ustrezen električni priklop že zagotovljen ali bo potrebno pripraviti novo električno omarico ali celo pripeljati električni agregat? Kakšna je akustika samega prostora in kakšno ozvočenje bomo potrebovali za dobro zvočno sliko po celotnem prostoru? Kako bodo postavljene luči in scenski elementi? Kje bodo obiskovalci in kje bo postavljen oder za nastopajoče ter kakšna bo vidljivost posameznih obiskovalcev? Kako bo prireditev vplivala na sosede? So morda kakšne točke, ki bi utegnile vplivati na varnost obiskovalcev in predvsem otrok? Kje bodo obiskovalci parkirali, kako je s sanitarijami? Ali je možen dostop tovornjaka za postavitev odra? So morda kakšne zakonske omejitve, ki bi lahko vplivale na izvedbo našega dogodka? Kako lahko vremenske razmere vplivajo na potek prireditve? Vse to so vprašanja, ki si jih moramo zastaviti pri izvedbi dogodka, saj lahko napačna izbira prostora drastično poveča stroške ali pa bistveno zmanjša užitek obiskovalcev.
Ko imamo jasno zastavljene cilje, izbrano ciljno publiko in izbrane potencialne lokacije, moramo zastaviti še koncept dogodka (ne nujno v tem vrstnem redu). Ali gre morda za kakšen praznik, želimo glasbeni dogodek nadgraditi s plesnim dogajanjem ali npr. z razstavo starodobnikov? Želimo, da bodo obiskovalci oblečeni v določene barve? Imamo morda zelo pomembnega sponzorja, ki bi ga želeli predstaviti na našem dogodku ali celo zasluži pozicijo v imenu dogodka?
Hmmm…
Se vam zdi vprašanje »Kako se vam zdi »Tainta« band po »tejintej« ceni?« še primerno? Če je vaš odgovor da, je naš odgovor za vas A; v kolikor smo vas z napisanim vsaj malce prepričali, pa si želimo, da svoj B odgovor še sami nadgradite ali pa pridete na kavico in vam bomo z veseljem pomagali pripraviti najboljši program.
Sledite nam na naših družbenih omrežjih, saj vam bomo v bodoče predstavili še nekaj blogov, ki bodo nadgradili vaše ideje in znanje, da boste lahko organizirali vaš nepozaben dogodek. Nekaj prihajajočih tem:
- tehnika (oder, ozvočenje, luči, snemanje, projektorji in led zasloni, scenografija, dekoracija, brandiranje …),
- urejanje papirologije (soglasje lastnika prireditvenega prostora, varnostni načrt in redarska služba, SAZAS/IPF, prijava dogodka na upravni enoti/policiji),
- marketing oz. promocija dogodka (izbor kreative in ustreznih promocijskih kanalov; digitalna promocija DA ali NE; PR ter outdoor oglaševanje – kaj za vas najbolje deluje?),
- kako nam lahko izvajalci pomagajo pri promociji,
- ekipa na samem dogodku ter VIP hospitality, fotograf in snemalna ekipa (zakaj oz. zakaj pa ne),
- po dogodku: »analiza tekme« in smernice za naprej; zahvale udeležencem …,
- ter za konec: novi plani.
