O tem, kako narediti načrt in organizirati tiskovno konferenco, smo že govorili, zdaj pa jo moramo še uspešno izpeljati.
Pred začetkom
Pred začetkom pripravimo gradivo na spletnem omrežju in poskrbimo, da ga udeleženci prejmejo vsaj dan prej. Moderatorja izberemoglede na tematiko srečanja. Ponavadi je to predstavnik za odnose z javnostmi. Da bi povečali zanimanje in udeležbo, pa se včasih odločimo za medijsko prepoznavno ime.
Med konferenco
Moderator odpre konferenco, napove vse govornike in vmes predaja besedo. Več dela kot na običajnih tiskovnih konferencah imamo z vzdrževanjem pozornosti.Ne moremo namrečnadzirati vseh motečih dejavnikov v okolju poslušatejev, oziroma nanje težko vplivamo. Nekateri med dogodkom opravljajo še druge naloge, zato se moramo še toliko bolj potruditi, da čim več pozornosti namenijo nam. Tudi zaradi tega morajo biti spletne konference krajše od običajnih, trajajo naj največ 30 minut. V primeru interesa udeležencev in vprašanj jih lahko seveda podaljšamo. Vrstni red govornikov naj bo hierarhičen – začnemo s statusno najvišjim. Govornike pripravimo tudi na manj prijetna vprašanja. Čas posameznika že vnaprej razumno omejimo, nekatere izjave imamo lahko že vnaprej posnete. Zaključimo z vprašanji udeležencev. Številni programi omogočajo pisanje vprašanj v klepetalnici, da zmanjšamo zmedo in prekinitve. Moderator prebere vprašanja in udeležencem pomaga pri sledenju. Vsa vprašanja, na katera v okviru konference ni mogoče odgovoriti, pregledamo in naknadno razrešimo. S ključnimi novinarji se lahko dogovorimo še za nadaljnje telefonske razgovore in ekskluzivne vsebine. Preverimo elektronske naslove udeležencev in si priskrbimo dovoljenje za nadaljnjo uporabo.
Po konferenci
Ob koncu virtualne konference sledi povzetek ključnih sporočil. Posnetek in povzetek je na voljo še vsaj nekaj ur po zaključku dogodka. Po konferenci sporočilo za javnost dopolnimo z izjavami in novimi informacijami ter ga razpošljemo po medijski adremi še isti dan. Pomembnim gostom se lahko za udeležbo zahvalimo z darilci po navadni pošti ali pa jim po elektronski pošti pošljemo darilni kupon. Nepogrešljiva je tudi debata o tem, kako je potekala konferenca in kako odpraviti morebitne napake. V naslednjih dneh pregledamo objave in izmerimo uspeh v medijih, stopimo v stik s tistimi, ki sporočila niso objavili in v roku enega meseca pripravimo še poročilo o uspešnosti tiskovne konference.
